Contrario a lo que se suele pensar; lograr una conferencia exitosa no es algo complicado ni requiere de un gran presupuesto para llevarse a cabo. Lo que realmente es necesario hacer es mucho más sencillo y económico de lo que imaginas. A continuación, se expondrán varios tips que te servirán de guía para lograr una conferencia exitosa:

Antes de la conferencia

    Usualmente, las conferencias se organizan con meses de antelación. Por esta razón, el secreto detrás de las conferencias exitosas es el período de tiempo en el que son planificadas.

1. Comienza por diseñar un cronograma de actividades que especifique cada cosa a realizarse y que a su vez designe a los responsables y el tiempo necesario para llevar a cabo dichas actividades. Este plan permitirá el control de cada detalle sobre la conferencia, así como te ayudará a encontrar soluciones cuando algo salga mal, pudiendo así corregirlo de manera eficiente. De igual modo, se debe realizar el presupuesto en caso de que tu conferencia no esté patrocinada. Tendrás que establecer un precio, pues necesitarás saber en qué invertirás. Esto te ayudará también a tomar decisiones con respecto a lo que quieres incluir o no en ella.

2.  Coordina tu equipo de responsables. Este equipo tendrá varias       responsabilidades a su cargo: La venta de las entradas, el manejo de las redes sociales y del blog, o sencillamente la publicidad general de la conferencia. De igual manera, serán responsables de la recaudación de fondos y de afianzar los promotores en caso de que sea necesario. También deberán colaborar con todas las actividades el día de la conferencia, tales como manejo de la puerta, recibimiento de invitados, atención de los mismos, entre otras. Tu trabajo será el de delegarles actividades, coordinarlos y establecer prioridades en cada labor que ellos realicen.

3. El lugar donde quieras que se realice tu conferencia debe ser el adecuado. Recuerda que debe ser un salón amplio, con buena iluminación, asientos cómodos y un buen sistema de aire acondicionado y de sonido. Tal vez sea algo lógico, pero en definitiva son factores que no puedes pasar por alto.

4. Prepara el tema de tu conferencia. No lo dejes para el último momento. Mientras más tiempo tengas para preparar el tema del que hablarás, mejor capacitado/a estarás cuando te toque presentarlo frente a tu audiencia.  

Durante la conferencia  Ten en cuenta lo siguiente:

El diseño de los medios audiovisuales que utilices no solo debe ser llamativo, sino también innovador; debe ser algo que los espectadores no se esperan, algo diferente y aprovechable. Las conferencias exitosas poseen diapositivas extraordinarias, pues esto ayuda a que las personas recuerden tu contenido aún después de la conferencia.

Debes conectarte con tu audiencia: Este podría ser uno de los factores de mayor importancia, pues las conferencias exitosas se basan en la impresión que genera el/la orador/a en su audiencia. Las personas están esperando siempre lo mejor de una conferencia; no buscan algo monótono ni común, buscan algo que llame su atención y les impresione al punto de que puedan seguir comentando sobre el tema días después.

¿Cómo hacerlo?

Conectar con una audiencia dependerá de muchos factores por parte del orador/a. Desde una correcta imagen personal, el tono de voz con la que se expresa, una adecuada postura y un lenguaje corporal que manifieste seguridad en sí mismo/a, hasta la emoción que le transmite al público. Todo cuenta. Igualmente, los medios audiovisuales que utilice el/la orador/a servirán para comunicar un mensaje a las personas. Sin duda alguna, las conferencias exitosas se basan en estos puntos, ya que poco importará si tienes la mejor sala de conferencias o el mejor grupo de intelectuales reunidos, si no sabes cómo proyectarte frente a las personas ni cómo desarrollar tus ideas, habrá probabilidades de fracasar.

Haz que tu mensaje sea interesante y sustancial. Las personas se distraen fácilmente, por este motivo, deberás transmitir tu mensaje de la manera más astuta, interesante y sobresaliente que puedas hallar, sin olvidar que desarrollar las ideas de manera ordenada y precisa es siempre tu objetivo. Si bien muchas personas consideran que la improvisación es la mejor opción, la realidad es distinta, así que recuerda que siempre será necesaria una comunicación formal.

¿Cómo hacerlo?

    Para ello, deberás ensayar numerosas veces lo que vas a decir, pues en las conferencias exitosas no se visualiza nunca titubeos, tartamudeos, nerviosismo o inseguridad por parte de los ponentes. Puedes recurrir a filmarte a ti mismo/a, repitiendo una y otra vez lo que hayas practicado hasta memorizarlo todo. Asimismo, ensayar frente a otras personas suele ser útil para que ellos puedan corregirte. Recuerda que la práctica hace al maestro y tu conferencia será exitosa sólo si practicas continuamente hasta lograr la excelencia. Los grandes oradores no demuestran su nerviosismo, por el contrario, confían en sí mismos y se desenvuelven con la máxima espontaneidad y naturalidad que siempre les caracteriza. También debes saber que, para lograr una conferencia exitosa, se necesita dominio propio y de tus espectadores. Es tu deber mantener a gusto a la audiencia a medida que vayas hablando.

Después de la conferencia

Interactúa con tu audiencia. Las conferencias exitosas usualmente terminan con alguna interacción con los espectadores. Esto es de suma importancia, pues involucra de una manera directa a las personas presentes, ya sea para que despejen dudas respecto al tema o aprendan más sobre él. No obstante, dicha interacción dependerá de ti, de cómo desees hacerlo o de lo que hayas hablado en tu conferencia. En la mayoría de los casos, suelen haber interacciones mediante redes sociales como Twitter o Instagram, que ayudan al conferencista a conocer las reacciones positivas o negativas que tuvo la audiencia. Los psicólogos, por ejemplo, suelen hacer foros de debates o encuestas para conocer las diferentes opiniones. Recuerda que con FlipWit también puedes conectarte con tu audiencia en tiempo real a través de sus dispositivos móviles donde pueden ver la presentación y realizar encuestas en tiempo real.

   En conclusión, recuerda que las conferencias siempre han tenido un gran alcance y transcendencia, ya que son una manera de comunicar un mensaje y de hacerlo entender a profundidad a otras personas. Así que, no dudes de ti mismo/a, ni de tus capacidades para llevarla a cabo, tú puedes hacerlo. ¡Sólo se requiere planificación, creatividad y mucho empeño!

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